Zarządzanie finansami stanowi istotny filar każdej organizacji i firmy, niezależnie od jej wielkości czy sektora działalności. Kiedy przychodzi moment podjęcia decyzji odnośnie strategii finansowej, przedsiębiorcy stają także przed dylematem dotyczącym sposobu prowadzenia księgowości. Z reguły są dwa wyjścia: księgowość zewnętrzna lub wewnętrzna.
Decyzja o wyborze odpowiedniego rozwiązania księgowego może znacząco wpłynąć na kondycję finansową firmy. W niniejszym artykule omówimy zalety i wady obydwu rozwiązań, pomagając przedsiębiorcom dokonać świadomego wyboru. Zapraszamy o lektury!
Na czym polega księgowość wewnętrzna?
Księgowość wewnętrzna stanowi tradycyjne podejście, w którym firma utrzymuje własny dział księgowości i zatrudnia specjalistów w dziedzinie finansów. Dział księgowości jest w pełni odpowiedzialny za gromadzenie, analizę i zarządzanie danymi finansowymi firmy. To podejście może być szczególnie atrakcyjne dla dużych korporacji o skomplikowanych strukturach finansowych, które chcą zachować pełną kontrolę nad swoim budżetem i danymi księgowymi. Może to przynosić wiele korzyści, ale ma również wad, które zaprezentujemy w dalszej części artykułu.
Zalety księgowości wewnętrznej:
- Pełna kontrola nad skomplikowanymi operacjami finansowymi – firma ma kontrolę nad każdym aspektem swoich finansów, co pozwala na szybkie reagowanie na zmiany i stałe monitorowanie sytuacji finansowej firmy.
- Dostosowanie do specyfiki firmy – dział księgowości może być dostosowany do specyficznych wymagań i potrzeb firmy. Przykładowo, może zatrudniać wyłącznie osoby specjalizujące się w rozliczeniach w danej branży.
- Stały dostęp do danych – zarząd ma stały dostęp do danych finansowych, co ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych.
- Większa kontrola nad poufnością danych – firma, która decyduje się na księgowość wewnętrzną, sama dba o poufność danych klientów oraz tajność szczegółów finansowych.
Wady księgowości wewnętrznej:
- Wysoki koszt utrzymania działku księgowości lub pracownika – utworzenie działu księgowości wiąże się z koniecznością zatrudnienia specjalistów. W związku z tym należy zapewnić im odpowiednie wynagrodzenie oraz opłacić niezbędne składki. Na pracodawcy spoczywa także obowiązek zakupu sprzętu do pracy oraz specjalistycznego oprogramowania.
- Potrzeba zatrudnienia specjalistów – firma musi znaleźć do pracy osoby z odpowiednimi kompetencjami, wiedzą i wykształceniem kierunkowym. Powinna także zorganizować i sfinansować szkolenia wewnętrzne.
- Brak elastyczności – każdy, kto decyduje się na księgowość wewnętrzną, musi liczyć się z tym, że pracownikowi księgowemu przysługuje urlop oraz możliwość pójścia na zwolnienie w przypadku choroby. Istnieje więc ryzyko, że księgowość pozostanie w tym czasie bez nadzoru, zwłaszcza jeśli firma zatrudnia wyłącznie jedną osobę na danym stanowisku.
Na czym polega księgowość zewnętrzna?
Księgowość zewnętrzna polega na tzw. outsourcingu usług księgowych do zewnętrznych firm specjalizujących się w księgowości. W ramach tego rozwiązania, przedsiębiorstwo przekazuje wszystkie swoje potrzeby z zakresu księgowości, rachunkowości, podatków i finansów do zewnętrznego dostawcy usług. Firma księgowa lub biuro rachunkowe ma za zadanie obsłużyć wszystkie potrzeby księgowe firmy.
Zalety księgowości zewnętrznej
- Niezależność od zatrudniania stałego personelu – outsourcing księgowości pozwala uniknąć ryzyka związanego z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, a także kosztów stałych związanych z ich utrzymaniem.
- Wysoka specjalizacja firm księgowych – firmy księgowe zatrudniają wysoko wykwalifikowanych specjalistów do spraw podatków i finansów, co gwarantuje profesjonalną obsługę i minimalizuje popełnienie błędu ludzkiego.
- Oszczędność czasu – outsourcing usług księgowych zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek osobistego zajmowania się kwestiami finansowymi, co pozwala skupić się na głównych działaniach biznesowych.
- Niższy koszt w stosunku do księgowości wewnętrznej – z reguły opłaty ponoszone za outsourcing księgowości są niższe niż w przypadku utrzymywania stałego pracownika.
Wady księgowości zewnętrznej:
- Brak pełnej kontroli nad danymi – firma może nie mieć pełnej kontroli nad swoimi danymi finansowymi, co może budzić obawy.
- Ryzyko niedotrzymania poufności danych – przekazywanie wrażliwych danych finansowych i osobistych firmie zewnętrznej może wiązać się z ryzykiem naruszenia poufności. Chociaż większość renomowanych firm księgowych dba o bezpieczeństwo danych, istnieje zawsze pewne ryzyko ich wycieku.
- Brak spersonalizowanej obsługi – zewnętrzni dostawcy usług księgowych obsługują wielu klientów jednocześnie, co może skutkować brakiem spersonalizowanej obsługi. Firmy mogą odczuwać brak indywidualnego podejścia do swoich potrzeb księgowych.
- Zaburzona komunikacja – dotyczy zwłaszcza współpracy z biurem na odległość.
Jak dokonać wyboru między księgowością wewnętrzną a zewnętrzną?
Wybór pomiędzy tymi dwiema opcjami zależy od indywidualnych potrzeb, rozmiaru firmy oraz strategii biznesowej, którą przyjmuje firma. Warto dokładnie rozważyć zalety i wady obydwu rozwiązań, aby podjąć najlepszą decyzję, która będzie sprzyjać efektywnemu zarządzaniu finansami firmy.
Małe i średnie przedsiębiorstwa, a także startupy najczęściej decydują się na outsourcing usług księgowych, ponieważ umożliwia im on skorzystanie z profesjonalnych usług, bez konieczności zatrudniania własnego personelu. To pomaga oszczędzić koszty i skupić się na rozwoju działalności. Na księgowość wewnętrzną, oprócz dużych przedsiębiorstw i korporacji, bardzo często decydują się także instytucje publiczne, np. szpitale, uczelnie, szkoły oraz organizacje non-profit. Każdy przypadek należy jednak przeanalizować indywidualnie, aby podjąć trafną decyzję.
